İK Çalışanı İçin IT Departmanını Anlama Kılavuzu

IT Departmanını Anlama Kılavuzu

Bazı şirketlerde Bilgi İşlem Departman adıyla, bazılarında IT Departman adıyla çalışır, İK gibi sır/bilgi saklamasını bilir, sabırlıdır, şirket ERP yazılımı kullanıyorsa prosesler ve süreçler hakkında bilgi sahibidir, donanım kullanan tüm çalışanlarla dokunur, kimin hangi departmanda çalıştığını bilir, gün gelir en iyi destekçin olur.

Şirket içinde;  “- Bir şey istedim bana bin şey sordular.”, “- Sorunumu çözeceğini söyledi saatler geçti.”,    “-Çözüme bak, bana bilgisayarı aç-kapa  dedi.” gibi söylenmeler duyuyorsan büyük ihtimal IT Departmanı aranmıştır. Haklılar mı? Dönüp IT’yi dinlesen orada da başka türlü söylenmelerle karşılaşırsın. Onlar haklılar mı? Kimin haklı, kimin haksız olduğunun tartışmasını yapmayacağım. Ben direkt, dijitalleşen dünyada İK’nın yol arkadaşı olan/olacak IT departmanının; taleplerine nasıl bakmalıyız, nasıl bir işbirliğimiz var, neden iyi iletişim kurmalıyız, bunları sıralayacağım :

  •  İşe alım planınızı, işe alınacak kişi sayısını ve beraberinde pozisyonları onlarla paylaşın, son dakika golü atmayın. Bütçeye dahil edilmiş işe alınacak kişilerin ücretleri, yan hakları dışında kullanacakları donanımlar da giderdir. Her revizede, planlanmayan pozisyon oluşması halinde; IT’cileri bilgilendirin, onların da yıllık planları olduğunu, bazı yazılım sözleşmelerini “kullanıcı” bazında yaptıklarını ve kaç kişiye destek vereceklerini bilmek istediklerini unutmayın.
  • İşten çıkışları bildirmeyi unutmayın. Çalışanın sözleşmesi sona erdiyse yasal ilişkimiz kalmamıştır deyip işten ayrılan çalışanın; mail hesabının, ERP /ekstranet /intranet kullanıcı adı-şifresinin, yetkilerinin olduğunu ve bunların iptal edilmesi ya da başkasına devredilmesi gerektiğini atlamayın.
  • Kullandığınız ERP yazılımını siz de sevdirmek zorundasınız, tüm işi onlara bırakmayın. ERP yazılımı ne kadar kullanıcı dostuysa, ne kadar kullanımı kolaysa işteki zaman verimliliği de o kadar artar. İK olarak ERP ile ilgili, oryantasyon programının dışında da eğitimler düzenleyin, proje ekipleri oluşturun : Yazılımlar kullanıcıların önereceği fikirlerle ve karşılaştığı sorunlarla iyileştirilebilir/ilerleyebilir, ortak akıl yaratın.
  • Dijitalleşen iş süreçlerinin yapılanmasında en büyük destekçilerinizdir: İK projeleri geliştirirken beraber masaya oturun, fikirlerini almadan plan yapmayın. Online eğitim, online mülakat, şirket içi iletişim kanallarını geliştirme gibi projeleriniz varsa aynı masada birlikte çalışacağınız kişiler olacaklardır, katacakları değeri önemseyin.
  • Sistemsel bir sorunun çözümünü talep ederken yuvarlak bilgiler vereyin. “Olmuyor” demek onlar için yeterli olmuyor. Hangi ekranda, hangi adımdayken, nasıl bir uyarı mesajı ile karşılaştığınızı anlatın: Müneccim değiller, zaman kaybı yaratmayın.
  • Süreç ve yetki kavramlarına önem verin. Mail gönderme/alma/görme, ERP modüllerinin kullanım alanlarında, “X kişisinin yetkisini Y kişisine tanımlayın” diye bir talepte bulunmayın, onları tedirgin edersiniz. Kişilerin rol tanımları, destek süreçleri farklı olabilir, unvanları aynı diye tüm yetkileri aynı olacak diye bir zorunluluk yok. Gereksiz yetki tanımlamaktan hoşlanmazlar, yeni işe başlamış tecrübesiz bir çalışana kodlu bilgileri silme yetkisi verdiklerini düşünün, valla kimseyi suçlayamazsınız 🙂
  • Taleplerinizi iki kere düşünerek yapın, sorun sizin dikkatsizliğinizden kaynaklanabilir. Direkt kendimden örnek vereyim : Ekli dosyanın boyutu çok büyükmüş, hiç ona bakmadan, mail gitmiyor, outlook tıkandı diye destek istedim. Nedenini anlayınca da bildiğin utandım 🙂
  •  Girmediğiniz verinin raporunu almak için talepte bulunmayın. “Şöyle bir rapor istiyorum şu, şu, şu olsun” diye talepte bulunuyorsun bulunmasına da o verileri içeriye girdin mi? İşte onları en çok kızdıracak “parlak” görünümlü fikirler 🙂 Direkt söyleyecekleri şeyi aktarıyorum: “Şu, şu, şu verileri girdiyseniz” raporlama sağlarız, ihtiyaç halinde yazılım desteği alırız.
  • Toplu gönderim yaptıkları mailleri okumamazlık yapmayın. Mailleriyle yenilikleri duyurdukları gibi arıza, bakım zaman dilimlerini de belirtip sizi uyarırlar. Okumadan o mailleri silerseniz, serverlar bakımdayken iş yapmaya kalkar, yarı yolda kalırsınız.
  • Sorunlarınızı onları şirket koridorlarında, molalarda gördüğünüzde hatırlamayın. Evdeki bilgisayarınızın sorunlarını onlara getirmeyin, her teknolojik aletinizin sorununu çözmelerini beklemeyin.
  • İşe alımını yapan bilir; bir IT’ci kolay yetişmiyor, onları sevin 🙂

keep-calm-and-call-it-support-7

 

 

Reklamlar

10 Comments Kendi yorumunu ekle

  1. alicevatunsal dedi ki:

    Eline sağlık. Çok güzel bir klavuz olmuş =)

    1. Çok teşekkür ederim 🙂

  2. ibrahim çelik dedi ki:

    Okudukca kendimi gordum. Gercekten gunluk hayatta is yerinde yasadigim herseyi bu yazinizda dile getirmissiniz. Bir IT ci olarak hemde bilgi teknolojileri biriminde calisan biri olarak yaziniz icin tebrik ediyorum. Bana sorsalar derdimi bu kadar iyi anlatamazdim:)

    1. Çok teşekkür ederim. Sizin adınıza yaşadığınız sıkıntıları dile getirebildiysem ne mutlu. Umarım algılar olumlu yönde değişir.

  3. mithat kankanat dedi ki:

    Slm arkadaşım,

    Çok güzel bir yazı olmuş, bizi bizden iyi anlattın.

    Selamlar.
    Mithat KANKANAT

  4. Burak dedi ki:

    elinize sağlık Bilgi İşlem ancak bu şekilde anlatılır şirketin ismini vermiyorum ama resmen bizi anlatmışsın eline sağlık:)

  5. powerbank dedi ki:

    Elinize sağlık çok güzel bir yazı olmuş teşekkür ederim

  6. Dindar Dilek dedi ki:

    IT yaşadığı sorunları sıkıntıları ele alıp güzel bir şekilde değerlendirdiğiniz için size teşekkürederim. Gerçektem kurum ve kuruluşlarda IT cilerin yaşadığı en büyük sıkıntı sorunları çözmenin yanısıra ilgili çalışana konuyu anlatmakla zaman kaybediyor, anlatılmadığında kale almadığımız, anlatınca çok bilmiş oluyoruz yada anlamadıklarında ki bu normal, konuyu anlatamamakla suçlanıyoruz, IT nin İşletişi onlara göre kasa,klawye,mause,ekran + yazıcı kombinasyonundan oluştuğu ver her sorunun yazıcıya sıkışan kağıt kadar basit olduğu anlayışında diğer çalışanlar. Hızla büyüyen dijital sistemlere adapte olamayan olmak istemeyen analog çalışanlar işin içinde oldumu mavi ekran vermemek imkansız oluyor. Belli bir süre sonra sistem sorunlarınından fazla sorunlu terminal kullanıcısının IT ye yaklaşım dorunlatıyla ilgilenmeye başlıyorsunuz, şuan benim yaptığım gibi:) Tam anlamıyla dijitalleşmeye geçiş sürecindeyiz ,biraz daha sabretmek zorundayız 3-4 yıl daha.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s