Muhasebe Departmanını Anlama Kılavuzu

old-calculator

 

Muhasebe ama hangi muhasebe? Ön muhasebe mi, genel muhasebe mi, yönetim muhasebesi mi, maliyet muhasebesi mi, finans süreçleri eklenmiş ama adı muhasebe kalan muhasebe mi, içine personel özlük işleri kaçmış muhasebe mi? Muhasebe deyince genel bir tanım akla gelirken, şirketlerdeki departman süreçlerine ve iş tanımlarına bakınca; şirketten şirkete, şirketin büyüklük ölçüsüne, şirketin mali müşavirlik hizmeti alıp almamasına bağlı olarak hareket alanları değişen bir departman karşımıza çıkıyor.

Yasal mevzuatlar, kayıtlar, rakamlar, cezalar, uygulama değişiklikleri, fatura, cari hesap, mizan, vergi beyannameleri (KDV , Muhtasar, Geçici Vergi, Kurumlar, Ba-Bs), bazen; banka hesapları, ödemeler,nakit akışı, mutabakat, tahsilat tanımlarını kullanarak konuşurlar. İlgimiz yoksa dillerini anlamakta zorlanır, sevmeyene eziyet der, detaylarından gözümüz korkar, fazla mesai kavramına alışmalarına şaşırırız. Bazen de şu serzenişlerde bulunuruz:

  • İki dakikalık iş istedim “Bugün beyannamenin son günü, sonra bakacağım” dedi.
  • Bir masraf/gider faturası verdim “Bunu hangi departman için kullandın, gider dağıtılacak mı?” diye beni sorguya çekti. Sanki kendi özel işime kullandım.
  • İş avansı istedim “Formu önce yöneticine imzalat” deyip beni öteledi. Sanki iş seyahatine gideceğimden yöneticimin haberi yok.

Bu söylemler dalgalanırken, muhasebe de çıkıp “Biz bu şirketin karda mı zarar da mı olduğunu, gelirini-giderini, işletmenin değerini, mali kayıtlarını & raporlamasını, devlete olan vergi yükümlülüklerini düşünüyoruz, takıldığın şeye bak” desin mi ? Gelin anlaşalım :

  • Kullandığınız ERP yazılımı muhasebe ile entegre ise; girdiğiniz kayıtların muhasebe departmanının kayıtlarını etkilediğini unutmayın. Satılan hizmetin/ürünün beklenen değerlerinin, sonrasında faturalarının yazılıma doğru kaydedilmemesi, muhasebe entegrasyonundan sonra kar/zarar raporlarını şaşırtacaktır. Muhasebe, “ay kapanışı yapacağım” dediğinde diğer departmanlardan kayıtları hakkında ciddi bir kontrol beklediğini atlamayın.
  • Gider giderdir ayrıntıya ne gerek var demeyin. Ne için gider? Bütçelenen gider mi? Hangi gider hesabına kaydedilecek? Farklı departmanlar tarafından yapılan ortak bir gider mi, dağıtmalı mı? Sorularına cevap aradıklarını, bu bilginin onların iş süreçlerini etkilediğini unutmayın.
  • Ödeme yapılmasını talep ederken “hemen şimdi, çok acil” demeyin; mümkünse önceden bilgi verin. Ödeme planı oluşturma, teyidini alma ve bankada yeterli tutarı organize etme anlık yapılacak işler olamayabiliyor. Önceden bilgi verip ödeme gününde, ödeme listesine dahil edilmiş, yetkili kişiden teyidi alınmış bir işlem, onların işini kolaylaştıracaktır (Her muhasebe çalışanı ödeme yapmaz, kimi şirketlerde bu süreç muhasebeye ait olabiliyor.).
  • İlgili ayın masraf/satın alma faturasını nasılsa veririm deyip masanızda unutmayın, muhasebeye zaman kavramı pek bir acımasız. Buyurun muhasebe deyişi : “Muameleler defterlere zamanında kaydedilir”. Ay kavramımı bozma, ne istersen iste bile diyebilirler… Dönem tarihi geçmiş faturanın önlerine konulması hoşlanmadıkları eylemler listesinin başına yazılabilir. Sizin önemsiz gördüğünüz ya da küçük olan bir masraf faturası, binlercesini işledikleri için onlar için çok kritik. Neticede bu kayıtları iğne oyası gibi işleyerek koca şirketlerin bilançolarını, gelir/gider tablolarını oluşturuyorlar. Üst yönetimlere de bu tablolarla şirketi sevk ve idare etmenin yolunu açıyorlar.
  • Onlar için rakamların büyüklüğü ya da küçüklüğü fark etmez, hesap kuruşu kuruşuna tutmalıdır. Bu, onların takıntılı olmasından değil, mesleki ilkeler ve katı mevzuat hükümlerinden kaynaklanır. Sorgulayıcı olmalarını anlayışla karşılayın.
  • Mali işler çalışanları ile iletişim kurarken dönemsel mali takvimi mutlaka göz önüne alın. Dönem kapanışı, beyanname verilmesi, raporlama, bilanço, mizan derken çok zamanları kalmasa  da, doğru ve uygun zamanda iletişim kurmak her iki taraf açısından da verimli olacaktır.
  • Ve son olarak, aklınızda bulunsun; deneyimli ve bilgili mali işler çalışanları, kendilerine yerinde ve kararında kullandığınız sürece “üstat” diye hitap edilmesinden hoşlanırlar.

3ef2cf26ae1cd89a57f9e83d4313683a

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s