İK Departmanı, İç Denetim Departmanından Nasıl Faydalanır ?

İK ve İç Denetim

Başlı başına “denetim” sözcüğü, çalışanlar arasında bir gerginlik ve stres kaynağı yaratıyor, doğruya doğru. İç denetimin zihinlerde oluşturduğu “korkulması gereken”, “ispiyoncudur”, “hatayı bulmaya odaklıdır” algısı yerine; değer yaratıcı, maliyetleri minimize edici ve iyileştirme özelliğini ve objektif bakış açısını öne çıkarmak, şirketlerde de bu kültürü oturtmak gerek. İK departmanı da diğer departmanlar gibi denetim geçiriyor;  İK verileri, organizasyonun İK politikalarına uygun çalışıp çalışılmadığı denetleniyor. İK denetimi sonucunda elde edilen bulguları değerlendirip eylem planı hazırlamaktan değil, organizasyonun bütün proseslerini/bölümlerini denetleyen iç denetim departmanından genel olarak nasıl faydalanırız bunu aktarmak istiyorum.

Denetimin fonksiyonlarını dış standartlara bağlı finansal denetimler ve finansal olmayan denetimler şeklinde ikiye ayırıp, finansal olmayan denetimlerin özelliklerine bakarak başlayalım.

Finansal olmayan iç denetim;

  • Şirketin iç standartlarına/prosedürlerine bağlıdır, uygunluğunu ölçer.
  • Odak noktası, bir sürecin başarı ya da başarısızlığına neden olan fonksiyonları irdelemektir. Süreç performans gelişimi için fırsatları belirler.
  • Denetim süreçlerini, şirketin kendi ihtiyaçlarına göre şekillenir.
  • Sürekli iyileştirmeyi hedefler.
  • Denetim sonucunda rapor düzenler, üst yönetime sunar, eylem planıyla üst yönetime danışmanlık yapar.

Bu noktada iç denetimin, denetim sonrası bulgularını aktardığı rapor, İK’ya da yol gösterici ve uyarıcı mesajlar verebilir. İç denetim, denetlediği prosesin/bölümün salt şirket prosedürlerine uygunluğunu denetlemiyor, hazırlamış oldukları anket ve iç tetkik usulü mülakatlarla o bölümün nabzını da tutuyor. Prosedürleri uygulamakta problemi olan, uygulama hataları olan, verimsiz süreçleri tespit edilen bir bölümde, bunların sebebi;

  • Çalışan sayısının azlığından kaynaklı fazla iş yükünden olabilir mi?
  • Oryantasyon süreci doğru tamamlanmadığından “işi bilmeme”den kaynaklanıyor olabilir mi?
  • Prosesin verimliliğini arttırmak için eğitim ihtiyaçları olabilir mi?
  • Çalışan sirkülasyonu nedeniyle iş aktarımları eksik/yanlış yapılıyor olabilir mi?
  • İç iletişim eksikliğinden kaynaklı işler farklı kişiler tarafından farklı yapılıp bazı süreç adımları atlanıyor ya da zaten bırakılmış bir süreç adımı hala uygulanıyor olabilir mi?

Olabilir, hataların nedeni tam da bu soruların cevabından kaynaklanıyor olabilir. İç Denetim, İK’ya direkt olmasa da raporuyla aslında şu mesajları verebilir:

  • İlave bütçeye ihtiyacın var (eğitim, işe alım).
  • Sana eğitim ihtiyaç analizinde yardımcı oldum, şu eğitimi şu bölüme organize et.
  • Norm kadronu gözden geçir.
  • Bu bölümde yöneticiden kaynaklı bilgi aktarımında problem var.
  • İç iletişimde problem var, üstüne git.
  • Yeni işe aldığın çalışanın oryantasyonunu eksik yapıyorsun.
  • Terfi sürecini kontrol et, hızlı & yavaş hareket ediyorsun.
  • Bu bölümde çalışan sirkülasyonu verimliliği düşürüyor, çalışanı elde tutma için strateji üret.

Bu noktalarda iç denetim ile bir ortaklıktan bahsedebilir, birlikte çalışılmasa da, direkt İK’ya direktif vermese de onların verileriyle/bulgularıyla İK’nın organizasyonun geneli için plan hazırlama zemini oluşturulabilir.

Ve bir örnek (alıntıdır) :

RSM Mc Gladrey Network tarafından Le Master & Daniels firmasının çalışanlarına uygulanan İK denetimi faaliyetlerinden elde edilen yararları İK Direktörü Alice Hardin şu şekilde sıralamıştır:

  1. Denetimimiz sonucu bazı çalışanların belirli bazı alanlarda diğer çalışma arkadaşlarına yönetimden daha fazla bilgi edindiklerini belirledik. İşyerinde tüm yöneticilerle düzenli toplantılar yapmaya başladık. Şimdi herkes aynı anda aynı bilgileri alıyor.
  2. Diğer bir denetim sonucuna göre de, çalışan toplantılarının yapısından çalışanların rahatsız olduğu belirlendi. İnsanlar toplantıların iyi organize edilmediğini düşünüyorlardı. Bu nedenle de toplantılardan yeterli bilgi alamadıklarını düşünüyorlardı. Sürenin yazılması ve düzgün dağıtımı için biz bir ajanda kullanmalarını önerdik.
  3. Denetimler zaman alıcı olsa da, sormadan öğrenemeyeceğiniz unsurları ortaya çıkartmakta oldukça değerli bir frsattır. Hardin’e göre insanlara onları ciddi bir şekilde dinlediğinizi ve geliştirmeler yapmanın onların çalışma şartlarını iyileştirebileceğini anlamalarını sağlayın.
  4. Batelle&Batelle şirketinin İK direktörü olan Lisa Kessler’e göre İK denetimlerinden sonra en çok ortaya çıkan sonuç, eğitim için ya da farklı eğitim çeşitleri için ihtiyaçların belirlenmesidir (Pellegrino, 2003). Kaynak : Dr.Gülşah KARAVARDAR, İnsan Kaynakları Denetimi ve Bir İnceleme.

 

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s