Şirketlerin Kanayan Yarası: Toplantılar

Leslie A.Perlow, Constance Noonan Hadley ve Eunice Fun şirketlerin toplantı yönetimi hakkındaki incelemelerinde aşağıdaki “şaşıramadığım” sonuçlara ulaşmışlar:

“Farklı endüstrilerden 182 üst düzey yöneticiyi inceledik:

%65’i toplantıların kendi işlerini yapmalarına engel olduğunu söyledi.
%71’i toplantıların verimsiz ve etkisiz olduğunu söyledi.
%64’ü toplantıların derinlemesine çalışmalarına mal olduğunu söyledi.
%62’si toplantıların ekibi bir araya getirme fırsatı sağlamadığını söyledi.” *

İş hayatının kanayan yarası, toplantılara harcanan zaman. Sadece organizasyonun değil bireyin zamanı da giriyor bu döngüye. Kendi “gerçek” işini yapmaya engel olan toplantı sayısı sonucunda, çoğu çalışanın; sabah işe erken gitme, çalışma saatini uzatması, hafta sonu çalışma ihtiyacı hissetmesi sonucuyla karşılaşıyoruz. Bazen tek istediğiniz konsantre olabileceğiniz etkin ve sessiz bir iki saat oluyor hem de tüm hafta boyunca.

Tabi mesele sadece zaman da değil. Sürekli saati değişen, hiç bir sonuç almadan çıktığımız ve çoğu zaman gündemin kaydığı, sohbet etmenin ötesine geçemeyen toplantı yönetiminin şirkete maliyeti epey yüksek: İş yerinde mutluluk, ekibin iş-özel hayat dengesinin bozulması, verimsizlik, olumsuz toplantı davranışlarının ortaya çıkması, derinlemesine çalışmayı engellemesi, işi yetiştirememenin verdiği endişe sayabileceklerimin arasında. Şirketi sadece finansallarla yönetebileceğini düşünenler için aslında bu “görünmeyen maliyeti” de hesaplamak mümkün. Bir diğer mümkün olan şey ise toplantı neticesinde alınan kararlardaki ya da verilen görevlerdeki ilerlemeyi ölçümleyip bunu toplantısız yapsaydık ne olurdu sonucunun kıyaslanması. Bunlara bir nevi fırsat maliyet hesaplaması da diyebiliriz (bknz. mikroekonomi). Ekibin kendi sürecini yönetmesi yerine bir araya topladığımıza göre bir fayda bekliyoruz di mi? Ekip içi iletişimi artırmak, karar vermek için toplantı yapıyorum demek açıkçası son derece sübjektif. Veriyi doğru okumak, ekip hedefi koyarak çalışmak, ilerlemeyi ölçümlemek, aynı üslup ile davranan kurum kültürünü yerleştirmek gibi ana yönetsel etkileri yaratmadan bir araya gelmenin çok da verimli olduğunu düşünmüyorum.

Ekibin şirketin stratejisini doğru kavradığı, kendi hedefinin ne olduğunu bildiği, şeffaf, iletişim kanalları açık, veri ile konuşabilen bir şirkette toplantı sayısını azaltmak gayet mümkün. Sözüm şu ki: Dijital dünya, yazılımlarıyla çok güzel iş takip sistemleri; iç iletişim modelleri sunuyor. Doğru kurgulanmış; organizasyon yapısı, iş yapma kültürü, onay ve karar süreç kurgusuyla iş takibini ve verimli sonuç almayı başarabiliriz. İlla ki bir araya gelme, toplantı yapma ihtiyacımız olacaktır ama bunun minimize edilmesi dijital ve etkin yönetimle mümkün. O minimize edilmiş toplantılarda da aşağıdaki soruları sormak toplantıyı doğru yönetmeye/kurgulamaya yarayacaktır. Sadece sohbet etmek için toplanıyorsanız bunu toplantı odalarında yapmanıza, bunun için zaman/gün belirlemenize gerek yok. Çekinmeden deneyiniz :

Bu toplantının amacı nedir?
Ne başarmayı umuyoruz?
Orada başka kim olacak ya da olmalı?
Ne kadar sürecek? Neden?
(Bir saat yerine) Bunu 30 dakikada bitirebilir miyiz?
Bu toplantıyı yapmanın bir alternatifi var mı?
Hangi kararları vermemiz gerekiyor?
Karar vermek için yeterince bilgimiz var mı?
Hangi kararları verdik?
Bu toplantı nasıl gitti?
Buna zaman ayırdığımıza değdi mi?
Umduğumuz şeyi başardık mı?
Bu toplantıyı gerçekten yapmamız gerekiyor mu?**

 

Kaynaklar:

* Harvard Business Review, Eylül 2017

**Andrew Sobel&Jerold Panas, Güçlü Sorular

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s