Doğru dijitalleşmeye çok şey atfediyoruz: Süreçleri hızlandırma, veri bazlı İK yönetimi, zaman tasarrufu, doğru bilgi yönetimi ve raporlaması, verimlilik, manuel iş yapmayı rafa kaldırma, analize geçiş, büyük resmi görebilme kabiliyeti gibi. Bu yüzden de İK yazılımı seçerken doğru bir fayda maliyet analizine ihtiyaç var. Genelde İK yazılımını seçerken ana bakış açısı üç temelde şekilleniyor:
• Kurum hedeflerine uygunluk
• İş süreçlerine uygunluk
• Bütçe
Yeterli mi, pek değil. Bu yüzden; yazılımı seçerken neye bakmamız gerektiğini, hangi değerlendirme kriterlerinden geçirmemiz gerektiğini Esra Yavuz ile birlikte oluşturduk.
Kriterlerin her birini seçeceğiniz yazılımı değerlendirirken sorabilirsiniz. Yazılımların bizzat kullanıcıları yani deneyimleyenleri olan bizler; “şu olsa ne güzel olurdu”, “bu olmazsa olmaz bence”, “esneklik çok değerli” diyerek ve hissederek yazdık.
Bu kriterleri yazılım firmalarının da okumasını canı gönülden dileriz. Aşağıda sizlere tam 27 kriter sunuyoruz, kriterleri de aşağıdaki başlıklara göre sınıflandırdık:
Başlarken: Yazılım firması ile masa başındasınız, anlaşma sürecini yönetiyorsunuz ve size bir plan ile vaat ile geliyorlar. Ne sorarsınız?
Dijital: Yazılım zaten dijital buradaki ifade ne kadar çağı yakaladığıyla ilgili.
Esneklik: Lokal ya da uluslararası bir şirketsiniz; beyaz yaka da mavi yaka da çalıştırıyorsunuz; organizasyonunuz yatay ya da dikey bu yüzden yazılımın şirket yapınıza uyumu sorguluyorsunuz. Ne sorarsınız?
İK Kullanıcı Dostu: Yazılım bizim yani admin’lerin işini ne kadar kolaylaştırıyor; bilgiler ve prosesler arası geçişimiz, verimizi aktarırkenki zaman yönetimimiz nasıl olacak?
Kullanıcı Dostu: Yazılım kullanmak kültürün bir parçası. Çalışanlara yük mü olacak yoksa onları sisteme kolay mı adapte edecek?
Raporlama: Veriyi kaydetmek emek ve zaman. Her şey doğru raporlama için değil mi?
| Başlarken | Yazılımın danışman firma ağı yeterince geniş mi? |
| Başlarken | Yazılıma geçiş sürecinin kurgusu yani Gantt şeması gerçekçi mi? |
| Başlarken | Teknik garanti süresi ne kadar? Yazılımın güvenilirliği ve güvenliği nasıl sağlanıyor? |
| Başlarken | Uyarlama stratejisi (customize) kurumun hedeflerine uygun gerçekleşecek mi? |
| Başlarken | Yazılıma geçerken data aktarım kabiliyeti (data implementation) var mı, kolay mı? |
| Başlarken | Ek yazılımları destekliyor mu? |
| Başlarken | Modüllü bir yapı var mı? |
| Dijital | Web tabanlı mı çalışıyor, bulut tabanlı mı? |
| Dijital | Mobil kullanım seçeneği var mı? |
| Dijital | Online eğitime uygun mu? |
| Esneklik | Kuruma özel taleplerin geliştirebiliyor mu (customize) ? |
| Esneklik | Onay süreç kurgusu esnek mi, organizasyon yapısına uyum sağlayacak mı? |
| Esneklik | Dil desteği var mı? |
| İK Kullanıcı Dostu | Data Relation özelliği (İK proseslerinin birbiriyle konuşması, bilginin aktarımı) var mı? |
| İK Kullanıcı Dostu | Hatırlatmalar ve bildirimler gönderiyor mu? |
| İK Kullanıcı Dostu | Modül bazlı kullanım sağlıyor mu? |
| Kullanıcı Dostu | Canlı destek seçeneği var mı? Hızlı ve kaliteli mi? |
| Kullanıcı Dostu | Yazılımın kullanımı ile ilgili gerekli yönlendirmeler, komutlar var mı? |
| Kullanıcı Dostu | Ön yüzündeki tüm öğelerin işlevleri açık ve anlaşılır mı? |
| Kullanıcı Dostu | Üç tıkla istediğin menü adımına gelebiliyor musun? |
| Kullanıcı Dostu | Doküman yönetim sistemi var mı? |
| Kullanıcı Dostu | Tüm çalışanların kullanıma açık bir portal ya da self servis sağlıyor mu? |
| Kullanıcı Dostu | Her düzeyde çalışanın kullanıma uygun mu? |
| Kullanıcı Dostu | Yazılım güncelleme bülteni kullanıcılara da otomatik gönderiliyor mu? |
| Raporlama | Gelişmiş raporlama seçenekleri (Executive Summary) sunuyor mu? |
| Raporlama | İş zekası raporları var mı? |
| Raporlama | Forecast rapor özelliği (Tümevarım) var mı? |
Faydalı olması dileğimizle,
Ayşe Kirman & Esra Yavuz
